Отпуск по графику. Неочевидные правила летнего отдыха

1.     Можно ли уведомлять об отпуске через электронную почту

2.     Что делать, если работник отказывается от отпуска

3.     Когда работник не вправе продлить отпуск, ссылаясь на больничный

Конфликты с работниками возникают как до отпуска, так и во время него. Одним не нравятся даты, другие недовольны тем, что их вообще отправляют отдыхать. При этом работники забывают, что обязанности, связанные с отпусками, есть не только у работодателей, но и у них. Мы расскажем, какие доводы нужно использовать в спорных ситуациях и как их не допускать.

Извещайте об отпуске уведомлением или приказом

Задача графика — запланировать отдых, а уведомления — напомнить о нем

Когда приходит время отпуска, работнику нужно напомнить о нем. График составляли давно и о датах все забыли. Проблема в том, что не прописан способ, которым нужно известить работника. Известен только минимальный срок — 2 недели до начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Если пропустить 2-недельных срок, то работник получит право перенести отпуск, а инспектор — оштрафовать компанию и директора (ч. 2 ст. 124 ТК РФ, решение ВС Удмуртской Республики от 24.02.2016 по делу № 7–80/2016).

Работники, которые считают, что их не уведомили об отпуске, обращаются в суд. Тогда используйте в качестве довода подпись работника в графике отпусков. Так, суд признал ее надлежащим уведомлением (решение Центрального районного суда г. Кемерово от 09.03.2016 по делу № 2–1632/2016).

Полезно знать:

из-за новых работников не обязательно корректировать текущий график отпусков. В законе такой обязанности нет. Новички уходят в отпуск по заявлениям.

Но это единичное и спорное решение. Задача графика отпусков — запланировать отдых, а уведомления — напомнить о нем. Поэтому извещайте работников об отпуске другими проверенными на практике способами.

Кадровик вправе заранее ознакомить работника с приказом либо выдать ему, например, уведомление. Его составляют в дополнение к приказу. ГИТ признает, что закон не устанавливает способ извещения. Для этого подойдет любой документ: уведомление, ознакомительный лист, ведомость. Работодатель вправе использовать тот, который удобнее (письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1, от 30.07.2014 № 1693-6-1).

К уведомлениям через электронную почту ГИТ придерется. В этом случае не будет подписи, которую необходимо получить у работника в силу ч. 3 ст. 123 ТК РФ (решение Московского районного суда г. Чебоксары от 04.09.2015 по делу № 12–855/2015).

Работник не получит расчет, если у него долг за отпуск

Работник останется должен за неотработанный отпуск, если использует его авансом и уволится. Добровольно долги работники не возвращают. Через суд взыскать их нельзя (определение ВС РФ от 25.10.2013 № 69-КГ13-6). Работодатель вправе удержать долги полностью при увольнении. Обычно это ведет к судебным разбирательствам. Работники утверждают, что удерживать можно максимум 20% при каждой выплате зарплаты (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Доказывайте в суде, что правило об удержании применяют только к периодическим выплатам. Например, к заработной плате (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Расчет при увольнении выплачивают единожды. Поэтому из этой выплаты можно удержать всю сумму неотработанных отпускных (решения Сосновского районного суда Челябинской области от 26.01.2016 по делу № 2–371/2016, Фрунзенского районного суда г. Саратова от 30.03.2016 по делу № 2–767/2016, Тамбовского областного суда от 19.10.2016 по делу № 7–423/2016).

За отпуск в день подачи заявления компанию оштрафуют

Когда работники ходят в отпуск по графику и кадровик отслеживает даты, отпускные начисляют вовремя. Но бывает, что отпуск нужен срочно. Тогда работник приносит заявление, в котором просит отпустить его в этот же день. Возникает двоякая ситуация: удовлетворите просьбу — могут оштрафовать, не оформите отдых — обидится работник.

Оплатить отпуск нужно не позднее 3 дней до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). При этом не важно, идет работник в отпуск по графику или на основании заявления. С отдыхом по графику сложностей обычно не бывает. Кадровик заранее извещает работника, готовит приказ и передает его в бухгалтерию. Там остается перечислить деньги на зарплатную карточку работника или выдать их в кассе компании.

Проблемы начинаются, когда работник просит отпуск с завтрашнего дня. Бухгалтер при всем желании не сможет скорректировать дату перечисления денег. Если пойти работнику навстречу, то любая проверка легко обнаружит это нарушение.

Инспекторов ГИТ не интересует, что работник ушел в отпуск по личному заявлению, и причины такого решения. Поэтому работодателя оштрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. ₽ (решение Московского городского суда от 04.12.2012 по делу № 7–2297, постановление Санкт-Петербургского городского суда от 18.01.2016 по делу № 12–214/2015).

Чтобы исключить штраф, попросите работника перенести начало отпуска на 3 дня вперед. Объясните, почему не можете предоставить отпуск со следующего дня. Если уйти нужно срочно, попросите взять отпуск за свой счет. Затем предоставьте оплачиваемый отдых.

Обязанности отпускника можно возложить на его коллегу

Чтобы заменить отсутствующего работника, используют два способа: совмещение и перевод.

Во время отпуска работник свободен от трудовых обязанностей. Компания вправе возложить их на другого сотрудника. Если он согласен выполнять обязанности по другой должности, это называют совмещением должностей. А если по такой же должности, то говорят о расширении зоны обслуживания или увеличении объема работ (ст. 60.2 ТК РФ).

Замещающий сотрудник будет выполнять обязанности отсутствующего работника в свое основное время. За работу ему доплатят. Сумму стороны закрепляют в письменном соглашении (ст. 151 ТК РФ). Совмещение прекратится с выходом основного работника из отпуска.

Другой вариант — временно перевести на должность отпускника другого сотрудника. С этим сотрудником заключают письменное соглашение. Если зарплата по новой должности меньше, установите ему доплату до основного заработка. Иначе он может отказаться от перевода. Перевод также заканчивается, когда основной работник выходит из отпуска (ст. 72.2 ТК РФ).

Как предоставить отпуск вне графика

Иногда работники отказываются идти в отпуск по графику. Например, работодатель другого супруга не отпустил того в отпуск или просто не хочется. Тогда работник может попросить перенести отпуск на несколько месяцев или на следующий год.

Работодатель вправе отказать работнику в просьбе и отправить в отпуск по графику (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Даже если работник настаивает на переносе, уведомьте его об отпуске, издайте приказ и выплатите отпускные. Если работник откажется знакомиться с документами, составьте акт в присутствии двух свидетелей.

В случае конфликта работник может появиться на работе в период отпуска. Контролируйте его и приказом запретите приходить в офис до конца отпуска. Доведите решение до сведения работника. В дополнение заблокируйте электронный пропуск работника. Суд признает действия работодателя законными (решение Центрального районного суда г. Кемерово от 09.03.2016 № 2–1632/2016).

Аналогично действуйте и в ситуации, когда предоставили отпуск по заявлению. Например, работник попросил перенести отпуск по графику. Работодатель согласился. Затем работник снова передумал отдыхать и опять попросил отпуск в другое время. Удовлетворять второе заявление работника — право, а не обязанность работодателя (решение Савеловского районного суда г. Москвы от 28.10.2015 по делу № 2–6988/2015).

Можно ли объявить выговор во время отпуска?

Единого мнения нет. Большинство судов считает, что надо ждать, пока закончится отдых работника.

Чтобы избежать наказания за проступки, некоторые работники берут больничный или уходят в отпуск. Они знают, что их не уволят, пока не закончатся эти периоды (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). По мнению работников, данное правило нужно применять по аналогии к замечаниям и выговорам.

Если работник обжалует выговор или замечание, то суд будет на его стороне. Суды указывают, что взыскание можно объявить только работникам, которые выполняют трудовые обязанности (апелляционные определения Владимирского областного суда от 19.08.2014 по делу № 33–2817/2014, Волгоградского областного суда от 26.08.2016 по делу № 33–11698/2016). Поэтому объявляйте замечание или выговор после того, как работник выздоровеет или выйдет из отпуска.

Не бойтесь пропустить срок на взыскание. Время болезни и отпуска не входит в месячный срок, в течение которого работодатель вправе применять меры дисциплинарного характера (ч. 3 ст. 193 ТК РФ).

Кто отдыхает в удобное время

1.     Беременные (ст. 260 ТК РФ)

2.     Мужья декретниц (ч. 4 ст. 123 ТК РФ)

3.     Родители детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК РФ)

4.     Несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ)

5.     Работники, которых отзывали из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ)

6.     Почетные доноры (подп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ)

7.     Ветераны боевых действий (п. 11 ч. 1 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ)

Если отказать работнику в отпуске в удобное время, он пойдет в суд. Исход спора заранее предвидеть невозможно. Практика по таким делам малочисленна. Есть несколько решений по ветеранам боевых действий. В основном суды поддерживают таких работников. Они указывают, что ветераны вправе отдыхать не по графику.

Судебная практика
Работник потребовал отпуск вне графика. Он напомнил, что является ветераном боевых действий. Поэтому вправе отдыхать в удобное время (п. 11 ч. 1 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ). Работодатель отказал. Причина — работник уже выбрал удобное время отдыха, когда формировали график отпусков. Работник пошел судиться и выиграл в апелляции. Льготники соблюдать график отпусков не обязаны (апелляционное определение Московского городского суда от 14.05.2015 по делу № 33–8626).

Аналогичные выводы содержит определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.02.2012 № 33–1972/2012.

Получается, что рискованно отказывать в отпуске работнику со льготами. Суд признает отказ правомерным, только если работник не подтвердил льготу на отпуск вне графика (апелляционное определение Свердловского областного суда от 10.02.2015 по делу № 33–960/2015).

Болезнь ребенка — не основание продлевать отпуск

Бывает, что во время отдыха у работника заболевает ребенок. Работник получает больничный по уходу за ним и требует продлить или перенести отпуск, а также выплатить пособие. Такие требования незаконны.

У врача не было оснований выдавать больничный по уходу за ребенком в период отпуска

Разъясните сотруднику положения ч. 1 ст. 124 ТК РФ. Норма закрепляет случаи, когда работодатель обязан продлить или перенести отпуск. В перечне указана только временная нетрудоспособность самого работника. Поэтому болезнь ребенка — не основание продлевать или переносить отпуск (письмо Роструда от 01.06.2012 № ПГ/ 4629-6-1).

Не получит работник и пособие по больничному. Причина — у врача не было оснований выдавать листок нетрудоспособности по уходу за ребенком в период оплачиваемого отпуска. В этот период работнику не требовалось освобождение от работы (п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, абз. 4 п. 40 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н).

Бывает, что работник самостоятельно решает продлить отпуск на основании больничного по уходу. Запросите у врача детали его выдачи. Скорее всего, окажется, что работник скрыл информацию о ежегодном отпуске. Такой больничный нельзя считать оправданием для отсутствия на работе.

На заметку: праздники увеличивают продолжительность отдыха, но число дней отпуска остается прежним. Например, отпуск с 8 июня на 14 дней завершится 22 июня.

Работодатель вправе квалифицировать отсутствие работника в качестве прогула. Если работник оспорит увольнение, суд будет на стороне работодателя (апелляционное определение Тюменского областного суда от 10.08.2015 по делу № 33–4702/2015, решение Выксунского городского суда Нижегородской области от 09.09.2016 по делу № 2–1948/2016).

Отпуск с последующим увольнением на время болезни не продлевают

Бывает, что работники заболевают в период отпуска с последующим увольнением. Затем просят продлить отпуск на количество дней болезни. Компания не обязана удовлетворять такую просьбу. Трудовые отношения с работником фактически прекращены и дата увольнения определена. Продлевать нужно только ежегодный оплачиваемый отпуск.

Роструд и суды подтверждают этот вывод (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1, апелляционные определения ВС Республики Башкортостан от 09.04.2015 по делу № 33–5871/15, Пермского краевого суда от 14.12.2015 по делу № 33–13263/2015, Челябинского областного суда от 25.04.2016 по делу № 11–5482/2016, Свердловского областного суда от 08.11.2016 по делу № 33–20032/2016, определение Московского городского суда от 12.08.2016 № 4г-6310/2016).

Также работник потребует пособие. Это требование законно. Больничные оплачивают и тем работникам, которые заболели в отпуске с последующим увольнением (определение ВС РФ от 23.11.2015 № 34-КГ15-13).

 

© Материал из ЮСС «Система Юрист».