5 шагов, чтобы провести аудит кадровых документов школы и детского сада

Чтобы успешно пройти проверку ГИТ в 2020 году, проведите в декабре кадровый аудит. Так вы узнаете, какие недочеты есть в документах, и успеете их исправить. В статье читайте, как провести аудит за пять шагов и какие документы подготовить по его итогам.

Чтобы организовать аудит кадровых документов, назначьте ответственных, поручите провести проверку наличия документов и экспертизу документов, создайте итоговые документы. Также смотрите чек-лист, какие документы проверить и образцы приказов.

Шаг

Назначьте ответственного

Назначьте ответственным за кадровый аудит одного работника или создайте комиссию. В комиссию включите работников, которые знают трудовое законодательство и имеют опыт оформления документов. Это могут быть юрист, специалист отдела кадров и заместитель руководителя. Издайте приказ, укажите ответственных, сроки проверки, полномочия ответственных, тему проверки.

Шаг

Организуйте проверку наличия документов

Чтобы начать аудит, ответственные проверяют, все ли кадровые документы есть в образовательной организации. В школе или детском саду обязательно должны быть документы, которые устанавливает законодательство. Чтобы проверить, все ли документы в наличии, заполните чек-лист.

Если каких-то документов не хватает, оформите их. Чтобы восстановить утраченные документы, запросите информацию у работников. Они могут принести подлинники или копии документов.

Скачать

Шаг

Поручите провести экспертизу документов

После проверки наличия кадровых документов ответственные проводут их правовую экспертизу. Проверят, правильно ли оформили документы и соответствуют ли они требованиям законодательства. Можно выделить семь ключевых моментов, по которым обязательно надо проверить кадровые документы. Если в документах не хватает сведений, впишите их. Измените локальные акты, которые не соответствуют законодательству, или примите новые.

Какие документы и на что проверить

	Что проверить	Какие критерии
	Все документы	1) Все работники должны ознакомиться с локальными актами и распорядительными документами, которые их касаются, под подпись. 2) Документы не должны ухудшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством. 3) Реквизиты должны соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016
	Штатное расписание	Должно быть актуальным. Если вносили изменения, то должны быть приказы о внесении изменений или новое утвержденное штатное расписание
	График отпусков	В графике должны быть не только плановые отпуска, но и отметки о фактических отпусках и о переносах отпусков
	Трудовые книжки	1) Трудовые книжки надо зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. 2) Все книжки должны быть в наличии и иметь все записи – приемы, переводы, награждения – в соответствии с Инструкцией № 69. 3) Вкладыши надо вшить в трудовые книжки
	Трудовые договоры	1) Договоры должны содержать обязательные условия, которые перечисляет ч. 2 ст. 57 ТК. 2) Срочный трудовой договор должен быть заключен по основанию, которое соответствует ст. 58 ТК. 3) Работник должен поставить отметку о получении второго экземпляра трудового договора
	Личные карточки работников	1) Карточка должна соответствовать форме № Т-2, которую утвердил Госкомстат в постановлении от 05.01.2004 № 1. 2) Карточки должны содержать актуальные сведения о работнике и коды в соответствии с общероссийскими классификаторами. 3) Работника со всеми сведениями о приеме и переводах надо ознакомить под подпись
	Табель учета рабочего времени	1) Форма табеля должна соответствовать типовой. 2) Коды и условные обозначения должны соответствовать Методическим указаниям Минфина (приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н)

Шаг

Составьте итоговые документы

По итогам проверки ответственные составляют итоговый акт. В нем указывают, кто и когда проводил проверку, перечисляют нарушения. Документ можно разделить на две части. В первой указывают итоги аудита общих кадровых документов – локальных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков. Во второй части описывают результаты проверки документов по каждому работнику – трудовых договоров, личных карточек, ознакомлений с локальными нормативными актами, трудовых книжек. Если есть нарушения, то члены комиссии пишут рекомендации, как их исправить.

Шаг

Издайте приказ об устранении нарушений

Поручите ответственным работникам исправить нарушения в кадровых документах. Издайте об этом приказ. Укажите, кто, какие мероприятия и в какой срок должен провести. За основу возьмите рекомендации из акта по итогам кадрового аудита.

К СВЕДЕНИЮ

Внешний аудит

Если решили привлечь к кадровому аудиту стороннюю компанию, то заключите с ней договор по правилам Закона № 44-ФЗ. Чтобы выбрать компанию, посмотрите ее портфолио, каким клиентам она проводила аудит, какие проекты реализовала. Посмотрите рейтинг компании, отзывы клиентов.

Лесных Н.В.