|
Финансовые документы
|
|
Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных, лицевых счетов
|
5 лет
|
Стр. 257 и 258 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Договоры банковского счета
|
5 лет после окончания срока действия договора
|
Стр. 259 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Кредитные и заемные договоры
Документы, подтверждающие предоставление средств
|
5 лет после полного исполнения обязательств и при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
10 лет – с условием о залоге имущества
|
Стр. 261 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Протоколы, постановления, решения:
|
|
Стр. 18 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
– совещаний у руководителя организации
|
Постоянно, по оперативным вопросам - 5 лет
|
|
– собраний структурных подразделений организации
|
5 лет
|
|
Реестры владельцев ценных бумаг
|
Постоянно
|
Стр. 119 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Выписки из реестров владельцев ценных бумаг
|
5 лет
|
|
Бухучет и отчетность
|
|
Бюджетная и бухгалтерская отчетность
|
|
Стр. 268, 269 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
|
|
– сводная годовая (консолидированная)
|
Постоянно
|
|
– годовая
|
Постоянно
|
|
– квартальная
|
5 лет (если нет годовых – постоянно)
|
|
– месячная
|
1 год (если нет квартальных, годовых – постоянно)
|
|
Бюджетная смета, план ФХД
|
|
Стр. 243 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
– по месту утверждения
|
5 лет
|
|
– по месту разработки
|
Постоянно
|
|
Отчеты об исполнении бюджетных смет
|
|
Стр. 273 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
– сводные годовые
|
Постоянно
|
|
– годовые
|
Постоянно
|
|
– квартальные
|
5 лет (если нет годовых – постоянно)
|
|
Отчеты о выполнении планов ФХД
|
|
Стр. 272 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
– сводные годовые, годовые
|
Постоянно
|
|
– квартальные
|
5 лет (если нет годовых – постоянно)
|
|
– месячные
|
1 год
|
|
Аудиторские заключения
|
5 лет после отчетного года
По годовой бухотчетности – постоянно
|
Стр. 286 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 33 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности»
|
|
Документы учетной политики
|
5 лет после замены новыми
|
Стр. 267 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 22 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»
|
|
Первичные документы и приложения к ним:
- кассовые документы и книги
- банковские документы
- корешки банковских чековых книжек
- авансовые отчеты;
- извещения банков;
- акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
- квитанции;
- накладные;
- переписка и др.
|
5 лет при условии проведения проверки; при разногласиях храните до принятия решения по делу
|
Стр. 277 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 33 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности»
|
|
Положения об оплате труда и премировании работников по месту утверждения
|
Постоянно
|
Стр. 294 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты
|
6 лет после окончания года, в котором они последний раз использовались в учете и для составления бухгалтерской отчетности (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)*
|
Стр. 295 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н
|
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности
|
5 лет после погашения долга
|
Стр. 266 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н
|
|
Регистры бухгалтерского и бюджетного учета
|
5 лет при условии проведения проверки
|
Стр. 276 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 33 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности»
|
|
Документы о недостачах, растратах, хищениях
|
10 лет (после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел храните до принятия решения по делу)
|
Стр. 287 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н
|
|
Акты выполненных работ, оказанных услуг по договорам гражданско-правового характера
|
50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года*
|
Стр. 301 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Инвентаризационные описи, акты и ведомости
|
5 лет при условии проведения проверки
|
Стр. 321 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Документы о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов
|
5 лет после выбытия
|
Стр. 323 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Акты приема-передачи недвижимости от прежнего к новому правообладателю
|
5 лет после выбытия
|
Стр. 325 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Журналы, карточки, базы данных учета:
|
|
Стр. 329 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
- основных средств (зданий, сооружений), обязательств;
|
До ликвидации организации
|
- материальных ценностей и иного имущества
|
5 лет
|
|
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним
|
Постоянно
|
Стр. 278 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов
|
5 лет после замены новыми
|
Стр. 280 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Образцы подписей материально ответственных лиц
|
5 лет после смены материально-ответственного лица
|
Стр. 281 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Переписка по вопросам оказания платных услуг
|
5 лет
|
Стр. 280 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Журналы, базы данных учета:
- ценных бумаг;
- расчетов с организациями;
- кассовых документов;
- депонентов по депозитным суммам;
- доверенностей;
- договоров, контрактов, соглашений;
- расчетов с подотчетными лицами;
- исполнительных листов
|
5 лет
|
Стр. 292 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Налоговый учет и отчетность
|
|
Счета-фактуры
|
5 лет
|
Стр. 317 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
4 года
|
подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК
|
|
Книги покупок и дополнительные листы к ним
|
4 года с даты последней записи
|
Абз. 4 п. 24 приложения 4 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
|
|
Книги продаж и дополнительные листы к ним
|
4 года с даты последней записи
|
Абз. 4 п. 22 приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
|
|
Журнал учета счетов-фактур
|
4 года с даты последней записи
|
П. 12 приложения 3 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
|
|
Заверенные копии счетов-фактур для комитентов, принципалов, инвесторов
|
4 года
|
П. 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
|
|
Таможенные декларации (их заверенные копии), платежно-расчетные документы на уплату НДС при импорте
|
4 года
|
П. 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
|
|
Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов (их заверенные копии), платежно-расчетные документы об уплате НДС при импорте с территории ЕАЭС
|
4 года
|
П. 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
|
|
Заполненные бланки строгой отчетности (их копии) при приобретении услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников в период служебной командировки
|
4 года
|
П. 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
|
|
Документы на передачу имущества, НМА, имущественных прав (их нотариально заверенные копии) с суммами восстановленного НДС по п. 3 ст. 170 НК
|
4 года
|
П. 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
|
|
Первичные документы на уменьшение стоимости приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав в целях восстановления НДС по подп. 4 п. 3 ст. 170 НК
|
4 года
|
П. 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
|
|
Сводные документы по операциям за календарный месяц (квартал), которые подлежат регистрации в книге продаж. Например, бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС по ст. 171 (1) НК
|
4 года
|
П. 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
|
|
Налоговые регистры
|
5 лет после снятия задолженности
Налоговые регистры по НДФЛ, если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года*
|
Стр. 303, 311 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Документы:
– об освобождении от уплаты налогов и сборов
– предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них
|
5 лет
|
Стр. 304 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов
|
5 лет
|
Стр. 310 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Сведения о доходах физических лиц
|
5 лет
Если нет лицевых счетов:
– 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года
– 75 лет, если оформлены до 2003 года*
|
Стр. 312 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемые налоговыми агентами
|
5 лет
|
Стр. 313 перечня, тв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Книги учета доходов и расходов по УСН
|
5 лет
|
Стр. 318 перечня, тв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов
|
6 лет
|
П. 3 ст. 89.2 НК
|
|
Страховые взносы
|
|
Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов
|
6 лет
|
Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК
|
|
Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование
|
50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года*
|
Стр. 308 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Расчет в ФСС, которые отправлены по ТКС
|
5 лет с момента принятия ФСС
|
Пункты 5.2, 6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утвержденной приказом ФСС от 12.02.2010 № 19
|
|
Квитанция о получении расчета или о его получении с ошибками
|
5 лет после завершения процедуры приема расчета в ФСС
|
|
Сертификаты ключей подписи
|
В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище, но не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году
|
|
Проверки
|
|
Акты проверок: налоговых и трудовых инспекций, других контролирующих органов
|
5 лет
|
Стр. 139 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Кадровые документы
|
|
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении
|
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
|
Стр. 435 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Личные карточки работников, в том числе руководителей
|
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
|
Стр. 444, 445 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате
|
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
|
Стр. 296 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Приказы, распоряжения по личному составу;
– документы о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения зарплаты
|
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
|
Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
– о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении в командировку работников
|
5 лет
Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет
|
|
– о дисциплинарных взысканиях
|
3 года
|
|
Табели, графики, журналы учета рабочего времени
|
5 лет
При тяжелых и опасных условиях труда – 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)*
|
Стр. 402 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Правила трудового распорядка
|
1 год после замены их новыми
|
Стр. 381 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Графики отпусков
|
3 года
|
Стр. 453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Штатные расписания и изменения к ним
|
|
Стр. 40 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
– по месту разработки или утверждения
|
Постоянно
|
|
– в других организациях
|
3 года после замены новыми
|
|
Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.)
|
До востребования
Невостребованные – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года*
|
Стр. 449 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Отчеты работников о командировках
|
5 лет при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
|
Стр. 452 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Документы о несчастных случаях на производстве:
|
|
Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК, стр. 425 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
– по месту составления
|
45 лет
|
|
– в других организациях
|
Постоянно – при крупном материальном ущербе или человеческих жертвах
|
|
Документы по ККТ
|
|
Кассовый чек
Бланк строгой отчетности
|
6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе
|
П. 8 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ
|
|
Книга кассира-операциониста
Документы, подтверждающие расчеты с покупателями
|
5 лет после отчетного года
|
Ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
|
|
Контрагенты
|
|
|
|
Документы и переписка при заключении договора
|
5 лет
|
стр. 12 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Договоры, соглашения, контракты и документы к ним (кроме отдельно указанных в перечне)
|
5 лет после окончания срока действия договора и прекращения обязательств по нему. Только при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
|
стр. 11 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом и документы к ним:
|
После истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему
|
стр. 94 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
– по недвижимому имуществу
|
10 лет
15 лет – по государственному или муниципальному имуществу при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
Постоянно - по объектам культурного наследия или природоохранным зонам
|
|
|
– по движимому имуществу
|
5 лет
Постоянно - по объектам культурного наследия
|
|
|
Договоры:
– транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств;
– на оказание охранных услуг;
– на оказание аудиторских услуг;
– энергоснабжения или оказания коммунальных услуг организации
|
5 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему
|
Стр. 550, 580, 285, 540, 541 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Договоры лизинга имущества организации
|
5 лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества; при разногласиях храните до принятия решения по делу
|
Стр. 96 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений, имущественного комплекса и документы к ним
|
До ликвидации учреждения
|
Стр. 87, 88 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Гражданско-правовые договоры о выполнении работ или оказании услуг физлицами
|
50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)*
|
Стр. 301 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
|
Договоры о передаче документов на постоянное хранение
|
Постоянно
|
Стр. 170 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
|
