05.03.2020

Какими документами подтвердить проезд в командировку

Командированные работники все чаще оплачивают проезд на сайтах или через мобильные приложения. В этой таблице мы обобщили рекомендации чиновников о том, как подтверждать расходы при разных способах оплаты проезда.

Вид транспорта, способ оплаты

Документы

Обоснование

Поезд

Бумажный билет
  • посадочный купон на бланке проездного документа

Приказ Минтранса от 05.08.2008 № 120

Электронный билет
  • распечатанный контрольный купон электронного билета

П. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322;
письма Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214, от 15.10.2014 № 03-03-07/51936, от 25.08.2014 № 03-03-07/42273

Документ, который подтвердит оплату

Один из следующих документов:

  • чек ККТ с QR-кодом;
  • электронный кассовый чек с QR-кодом

Письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500;

п. 5.6,  5.8 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ

Самолет

Бумажный билет
  • билет;
  • посадочный талон

П. 52 приказа Минтранса от 28.06.2007 № 82

Электронный билет, бумажный посадочный талон
  • распечатанная маршрут-квитанция электронного билета;
  •  посадочный талон с отметкой о досмотре1

П. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134; 

письма Минфина от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72906, от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32040, от 28.02.2019 № 03-03-05/12957, от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743; 

письмо ФНС от 11.04.2019 № СД-3-3/3409

Электронные билет и посадочный талон
  • распечатанная маршрут-квитанция электронного билета;
  • справка авиакомпании;
  • маршрут-квитанция ​​​​​​электронного документа АИС

Документ, который подтвердит оплату

Один из следующих документов:

  • чек ККТ с QR-кодом;
  • электронный кассовый чек с QR-кодом

Письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500;

п. 5.6,  5.8 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ

Междугородний автобус, электричка

Бумажный билет
  • проездной билет

П. 2 приложения № 1 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автотранспортом, утв. постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112

Электронный билет
  • справка от перевозчика

Форма электронного билета на автобус не утверждена законом, поэтому ее нельзя использовать для подтверждения расходов

Документ, который подтвердит оплату

Один из следующих документов:

  • чек ККТ с QR-кодом;
  • электронный кассовый чек с QR-кодом

Письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500;

п. 5.6,  5.8 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ

Городской общественный транспорт

Билет на метро, автобус, трамвай, троллейбус
  • билет;
  • чек ККТ с QR-кодом или электронный кассовый чек с QR-кодом

Письмо ФНС от 24.01.2014 № ЕД-4-2/1120;

письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500

Автомобиль

Такси
  • чек ККТ с QR-кодом или электронный кассовый чек с QR-кодом

Письма Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500, от 12.09.2018 № 03-03-06/1/65357, от 02.03.2017 № 03-03-07/11901

Такси через приложение
  • распечатка информации о маршруте из приложения;
  • чек ККТ с QR-кодом или электронный кассовый чек с QR-кодом

Письма Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500, от 12.09.2018 № 03-03-06/1/65357

Аренда
  • договор аренды;
  • акт
  • о передаче/возврате автомобиля;
  • счет;
  • чек ККТ с QR-кодом или электронный кассовый чек с QR-кодом

Письма УФНС по Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687, Минфина от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742

Каршеринг через приложение
  • распечатка договора;
  • скриншот личного кабинета с отчетом о поездке;
  • служебная записка;
  • чек ККТ с QR-кодом или электронный кассовый чек с QR-кодом, выписка по счету

Письмо УФНС по Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687

Личный автомобиль сотрудника
  • соглашение об использовании автомобиля в служебных целях;
  • копия свидетельства о регистрации автомобиля;
  • служебная записка;
  • путевые листы;
  • чеки ККТ на бензин с QR-кодом или электронные кассовые чеки с QR-кодом

П. 7 и 26 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749,
письма Минфина от 03.09.2019 № 03-04-05/67569, от 23.01.2018 № 03-04-05/3235

1   когда получить штамп о досмотре невозможно, сотрудник может получить справку авиакомпании, которая содержит полную информацию о перелете (письма Минфина от 24.09.2019 № 03-03-07/73187, от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72906).

 

Иртаева Е.П.